Tolong JANGAN Buat Laporan Bulanan 100 Slide

Saya punya pengakuan. Di awal karier, saya adalah orang yang menulis laporan 100 slide. Saya ingat menghabiskan seluruh akhir pekan menarik data dari setiap platform, membuat pivot table yang rumit, dan menganimasi transisi Powerpoint seolah hidup saya bergantung padanya. Saya sangat bangga dengan hasilnya. Mengirimkannya ke klien pada Senin pagi. Menunggu pujian.

Tidak ada. Tidak ada balasan. Bahkan tidak ada "terima, terima kasih."

Seminggu kemudian, selama status call, klien dengan santai bertanya, "Jadi bagaimana kampanyenya?" Saat itu saya sadar — mereka tidak pernah membaca laporan itu. Semua jam kerja, semua usaha, sia-sia. Pengalaman itu mengubah cara saya berpikir tentang reporting selamanya.

Saya menggunakan contoh laporan kampanye digital marketing di posting ini, tapi prinsipnya berlaku untuk jenis reporting apa pun.

Mengapa kita menulis laporan?

Ini terdengar seperti pertanyaan bodoh, tapi ketika kamu menggali cukup dalam, kamu menyadari bahwa orang-orang yang terlibat dalam sebuah proyek punya kebutuhan reporting yang sangat berbeda. Top management peduli tentang gambaran besar — objektif keseluruhan, pencapaian terhadap KPI, bagaimana data marketing berhubungan dengan penjualan dan brand awareness. Marketing executive yang mengelola aktivitas spesifik peduli tentang detail eksekusi dan perbandingan performa.

Saya pikir langkah pertama — sebelum menulis satu slide pun — adalah untuk satu pemahaman dengan stakeholder tentang apa sebenarnya tujuan laporan ini. Apakah untuk melacak progres? Memenuhi persyaratan kontrak? Memberikan insight yang actionable untuk fase berikutnya? Jawabannya menentukan segalanya.

Tempatkan dirimu di posisi pembaca

Ini adalah kebenaran yang tidak nyaman: membaca laporan bulananmu mungkin bukan highlight dari hari siapa pun. Pikirkan — berapa banyak waktu yang secara realistis dihabiskan audiens kamu untuk membacanya? Dua menit? Lima? Mereka sibuk dengan to-do list mereka sendiri, masalah mereka sendiri yang harus diatasi.

Jika kecepatan membaca normal sekitar 2-3 slide per menit, dan audiens kamu kemungkinan menghabiskan sekitar 10 menit dengan laporan kamu (itu sudah murah hati), itu memberi kamu kira-kira 20-30 slide untuk dikerjakan. Jadi apa yang kamu lakukan dengan 100?

Aturan umum yang saya ikuti: jika kamu mengirim laporan dan tidak ada feedback tentangnya, kemungkinan besar penerima bahkan tidak membacanya. Saya pernah berada di kedua sisi, jadi saya tidak menghakimi — saya hanya berbagi apa yang saya amati.

Seperti apa laporan bulanan yang bagus

Menurut pengalaman saya, laporan bulanan yang bagus tidak boleh melebihi 20-30 slide. Idealnya, jaga di bawah 10 jika bisa. Yang wajib ada:

• Hasil top-line yang terkait dengan objektif
• Apakah kita on track? Berdasarkan rate saat ini, apakah kita akan mencapai KPI keseluruhan?
• Apa yang terjadi bulan lalu? Apa yang berhasil, apa yang tidak, dan yang terpenting — mengapa?
• Bagaimana hasil dibandingkan dengan bulan sebelumnya, tahun lalu, atau kompetitor? Lagi-lagi — mengapa?
• Rekomendasi dan langkah selanjutnya — bagian yang sebenarnya dibutuhkan audiens kamu

Dulu saya berpikir bahwa memasukkan semuanya menunjukkan ketelitian. Ternyata tidak. Itu menunjukkan bahwa kamu belum melakukan kerja keras untuk mencari tahu apa yang penting. Dan saya bilang ini sebagai orang yang belajar dengan cara yang sulit :P

Laporan akhir kampanye: bahkan lebih simpel

Untuk laporan akhir kampanye, buat ringkas:

• Objektif kampanye — pengingat cepat agar orang yang baru bisa mengikuti
• KPI kampanye
• Apakah kita mencapainya? Langsung ke intinya. Ya atau tidak.
• Analisis 4-5 hasil utama — bukan 20, bukan 30
• Kesimpulan dan rekomendasi untuk kampanye berikutnya

Tolong periksa datamu

Data yang salah lebih buruk daripada tidak ada data. Setidaknya tanpa data, kamu tidak bisa menarik kesimpulan yang salah. Dengan data yang salah, kamu memberikan saran yang salah — dan orang membuat keputusan berdasarkan itu. Tolong double-check, triple-check apa yang kamu masukkan ke laporan. Pastikan kamu memahami terminologinya. Saya pernah melihat kasus di mana traffic dari satu channel yang dilaporkan agency lebih besar dari total traffic ke situs. Itu seharusnya tidak terjadi.

Beberapa kesalahan umum

Berikut beberapa contoh nyata yang saya temui selama bertahun-tahun (sudah dianonimkan, tentu saja). Saya sendiri pernah melakukan beberapa kesalahan ini, jadi ini bukan soal menunjuk jari — ini tentang belajar bersama.

• Judul slide yang tidak cocok dengan kontennya. Jika judul mengatakan satu hal dan data menunjukkan hal lain, pembaca kamu akan bingung. Dan pembaca yang bingung berhenti membaca.

• Menyalin tabel besar dari Excel ke Powerpoint. Tabel dengan 10 baris dan 10 kolom di satu slide itu menyakitkan untuk dibaca. Tanyakan pada diri sendiri: bisakah saya menghapus beberapa baris atau kolom dan tetap mengkomunikasikan pesan yang sama? Bisakah saya mengubah tabel menjadi grafik?

• Terlalu banyak kata, terlalu banyak tabel, tidak ada grafik. Saya penggemar besar grafik sederhana dan gambar yang menceritakan kisah bermakna. Dinding teks di slide bukan laporan — itu hukuman.

• Mencoba mengkomunikasikan 3-5 hal berbeda di slide yang sama. Pilih satu pesan per slide. Jika judul slide, kesimpulan, dan konten tidak saling terkait, slide itu rusak.

• Tabel yang terlalu rumit tanpa konteks. Jika kamu tidak bisa menjelaskan mengapa pembaca harus peduli tentang datanya, jangan masukkan. Slide rumit yang tidak bisa dipahami siapa pun tidak membuat kamu terlihat pintar — itu hanya membuang waktu semua orang.

Intinya

Klien menyewa agency untuk membuat hidup mereka lebih mudah, bukan lebih sulit. Dan jika kamu di sisi klien yang menulis laporan internal — hal yang sama berlaku. Tugasmu adalah membantu audiens membuat keputusan yang lebih baik, bukan membuktikan berapa banyak data yang bisa kamu tarik. Saya belajar ini dengan cara yang sulit, dan saya harap membagikan ini bisa menghemat kamu dari rasa sakit yang sama :)

Apakah kamu punya cerita horor tentang reporting — atau tips yang berhasil baik untukmu? Saya ingin sekali mendengarnya.

Salam,

Chandler