Berapa banyak waktu yang harus dihabiskan manajer di rapat?

Hai semuanya,

Apakah kamu sering merasa menghabiskan seluruh waktumu di rapat dan tidak menyelesaikan "pekerjaan sebenarnya"? Kamu tidak sendirian. Banyak manajer berjuang dengan ini, yang mengarah ke produktivitas berkurang, pengambilan keputusan buruk, dan disengagement karyawan. Tapi apakah menghabiskan sepanjang hari di rapat selalu buruk? Berapa banyak waktu yang harus dihabiskan manajer di rapat? Dan bagaimana manajer bisa menyeimbangkan waktu rapat dengan tugas lain untuk meningkatkan output dan efektivitas mereka? Mari kita jelajahi.

1. Output seorang manajer

Ada banyak pendapat dan riset tentang ini. Saya penggemar almarhum Andy Grove dan apa yang dia deskripsikan di "High output management".

"Output seorang manajer = output organisasinya + output organisasi tetangga di bawah pengaruhnya."

Output seorang manajer diukur dari hasil yang mereka hasilkan, bukan dari jumlah jam kerja. Untuk efektif, manajer perlu fokus pada mencapai output yang selaras dengan tujuan organisasi. Misalnya, sebagai Global B2B Media Operation lead, saya bertanggung jawab bekerja lintas praktik untuk meningkatkan keunggulan & efektivitas delivery kampanye paid-media — baik Brand maupun Performance — untuk menghasilkan pertumbuhan bisnis inkremental bagi klien kami. Saya bekerja erat dengan tim lain, seperti tim client service, tim strategi, tim media dan tim analytics, untuk memastikan kami memenuhi tujuan bisnis klien. Mencapai output memerlukan keseimbangan antara waktu rapat dan tugas lain yang berkontribusi pada pencapaian hasil.

2. Bisakah manajer mencapai target mereka tanpa rapat?

Jawaban akal sehat mungkin tidak. Sebagai manajer, kamu perlu membriefing timmu tentang apa yang diperlukan, mengalokasikan proyek/tugas kepada mereka dan bekerja dengan tim lain. Semua ini memerlukan beberapa bentuk interaksi, yaitu rapat informal atau formal. Beberapa rapat umumnya dianggap esensial atau produktif, seperti rapat kick-off proyek, check-in tim mingguan, dan review kinerja.

Ada banyak jenis rapat yang bisa dimiliki seorang manajer:

• One-to-one dengan anggota timnya? dengan manajernya?
• Rapat tim/departemen?
• Rapat antar-departemen?
• Rapat perusahaan?
• Rapat klien eksternal: bisa ada banyak subtipe di sini.
• Rapat brainstorming
• Catch-up/huddle tidak terencana 10-15 menit yang informal/kasual?
• Interview
• Rapat review pengembangan pribadi
• dll...

3. Masalah rapat berlebihan

Banyak manajer menghabiskan terlalu banyak waktu di rapat, yang bisa menyebabkan frustrasi dan inefisiensi. Tapi tidak semua rapat diciptakan sama. Beberapa rapat esensial, sementara yang lain tidak. Penting untuk memahami pertukaran nilai dari berbagai jenis rapat dan untuk secara proaktif mempersiapkan rapat yang harus kamu adakan/hadiri. Untuk menghindari rapat berlebihan, dibutuhkan keberanian untuk menolak rapat yang seharusnya tidak kamu hadiri atau membatalkan rapat yang kamu adakan jika kamu merasa mereka tidak akan bermakna. Alasan umum untuk rapat berlebihan termasuk kurangnya komunikasi yang jelas, struktur rapat yang tidak terorganisir, atau kecenderungan mengadakan rapat sebagai respons default untuk setiap masalah.

Survei yang dilakukan oleh Steven Rogelberg, profesor organizational science, psikologi, dan manajemen di University of North Carolina at Charlotte, menunjukkan bahwa rapat yang buruk bisa merugikan perusahaan besar $100M/tahun di AS.

Mungkin panduan/best practice rapat akan berguna?

4. Panduan untuk Rapat yang Efektif

Untuk memastikan rapat efektif, manajer harus mengikuti panduan berikut:

• Tentukan tujuan rapat dan nyatakan dalam undangan rapat atau di awal rapat.
• Tentukan outcome yang diharapkan dan bagikan dengan peserta. Lakukan ini di awal rapat.
• Alokasikan waktu yang cukup untuk memenuhi tujuan tapi jangan terburu-buru.
• Undang hanya mereka yang perlu hadir dan pertimbangkan apakah kamu memerlukan fasilitator profesional untuk jenis rapat tertentu.
• Tentukan format rapat dan berikan peserta materi yang diperlukan sebelumnya.
  • Bisakah itu jadi ngobrol 5 menit di samping water cooler? Jalan-jalan seputar blok? Rapat formal berulang di ruang rapat dengan peralatan yang tepat?
• Tetapkan agenda dan beri tahu peserta apa yang perlu mereka persiapkan sebelum rapat.
• Perhatikan kebutuhan manusia, seperti rentang perhatian dan istirahat ke toilet.
• Gunakan "parking lot" untuk menangkap masalah yang tidak terkait atau terlalu banyak masalah yang diajukan.
• Praktik, praktik, praktik, dan minta feedback dari peserta untuk memperbaiki rapat di masa depan.

5. Kesimpulan

Menghabiskan sepanjang hari di rapat mungkin tidak selalu buruk, tapi bisa menyebabkan frustrasi dan inefisiensi jika tidak dikelola dengan baik. Manajer yang efektif perlu menyeimbangkan waktu rapat dengan tugas lain untuk mencapai output yang selaras dengan tujuan organisasi. Untuk melakukan ini, mereka harus mengikuti panduan untuk rapat yang efektif dan proaktif dalam mengelola waktu mereka. Dengan menolak rapat yang tidak relevan, manajer bisa membebaskan waktu untuk tugas yang berkontribusi pada pencapaian hasil. Dengan menggunakan strategi-strategi ini, manajer bisa meningkatkan efektivitas mereka dan mencapai tujuan mereka.

Saya harus mengakui, saya sendiri pernah bersalah karena rapat berlebihan :P Butuh keberanian untuk menolak, tapi itu membuat perbedaan nyata.

Berapa banyak harimu yang dihabiskan di rapat? Apakah kamu menemukan strategi yang membantu mengurangi yang tidak menambah nilai? Saya ingin mendengar apa yang berhasil untukmu.

Salam,

Chandler

P.S: Kalau kamu tertarik dengan tulisan saya tentang leadership dan manajemen tim, lihat bagian Leadership di blog saya.