Dicas de planejamento de capacidade para líderes de equipe

Planejamento de capacidade, nesse contexto, significa entender a quantidade máxima de trabalho que sua equipe consegue lidar dentro de um período determinado e propor ajustes no número de pessoas conforme necessário. O básico parece simples:

• Entender quanto trabalho sua equipe terá nas próximas semanas e meses
• Quantos membros de equipe (em diferentes níveis de senioridade) são necessários para concluir os projetos no prazo
• O que os membros atuais da equipe são capazes de entregar? É importante planejar de forma que todos — incluindo você — possam trabalhar em horários regulares.
• Identificar se há discrepâncias entre as duas estimativas.

Na prática, pode ser bem mais complicado, especialmente para gestores de primeira viagem. Os erros mais comuns são:

• Subestimar quanto tempo cada subprojeto ou tarefa pode levar
• Superestimar ou subestimar a capacidade dos membros da equipe
• Não considerar o esforço e o tempo gasto na coordenação com outras equipes e departamentos nos mesmos projetos
• Entender mal os requisitos do projeto ou o que "bom" significa
• Pedidos de reforço de equipe não são aprovados ou chegam tarde, o que sobrecarrega os membros atuais
• Subestimar quanto tempo leva para contratar novos membros ou integrá-los (mesmo na transição de membros de outra equipe)

Por isso, é muito comum que gestores de primeira viagem acabem assumindo grande parte dos projetos e trabalhando horas extras. Isso está diretamente ligado a delegação eficaz — se você não consegue delegar bem, vira o gargalo. Já passei por isso :P Acredite, não é um lugar bom para estar. Eles podem até ficar frustrados e questionar o comprometimento ou o apoio dos subordinados ou da alta gestão.

Então, o que você (o novo gestor) pode fazer?

• Em projetos complexos, peça orientação e feedback do seu gestor sobre o plano de recursos.
• Verifique com outros departamentos com os quais você precisa se coordenar para entender as agendas e os recursos deles. Alinhe o programa geral e os marcos importantes entre os departamentos.
• Envolva os membros da equipe desde o início para que todos compartilhem o mesmo status, objetivo e abordagem, e tomem decisões de trade-off juntos. Os membros se sentirão mais comprometidos com o plano porque participaram da construção dele.
• Se precisar solicitar reforço de equipe, vale entender como a empresa está financeiramente naquele trimestre ou ano e como as decisões costumam ser tomadas. Quem são os principais tomadores de decisão? Que informações eles precisam para decidir?
• Sempre lembre que as coisas vão levar mais tempo — às vezes o dobro — do que o previsto. Portanto, inclua uma margem de segurança. Não consigo enfatizar isso o suficiente: na minha experiência, seja qual for a estimativa que você tiver, acrescente pelo menos 30 a 50% a mais como buffer.
• Prática, prática e mais prática.

É isso da minha parte. Leva tempo para acertar no planejamento de capacidade — não se culpe se errar nas primeiras vezes :D

Você já teve algum momento de "eureka" com planejamento de capacidade? Ou alguma história de terror? Adoraria ouvir.

Abraços,

Chandler