Tips capacity planning untuk team leader
Manajer baru sering meremehkan durasi tugas dan waktu koordinasi, lalu ikut mengerjakan terlalu banyak hal sendiri. Berikut tips membuat capacity planning yang lebih realistis.
Capacity planning dalam konteks ini berarti memahami kapasitas maksimum pekerjaan yang bisa ditangani tim dalam periode tertentu, lalu mengusulkan penyesuaian headcount sesuai kebutuhan. Dasarnya terdengar sederhana:
- Pahami berapa banyak pekerjaan yang akan tim Anda hadapi dalam minggu dan bulan ke depan.
- Berapa banyak anggota tim (dengan tingkat senioritas berbeda) yang dibutuhkan agar proyek selesai sesuai jadwal.
- Apa yang secara realistis mampu dicapai anggota tim Anda saat ini. Akan lebih baik jika perencanaan Anda memungkinkan anggota tim dan Anda sendiri tetap memiliki jam kerja yang sehat.
- Identifikasi apakah ada gap antara estimasi beban kerja dan kapasitas tim.
Dalam praktik, ini bisa jauh lebih rumit, terutama bagi manajer baru. Kesalahan umum antara lain:
- Meremehkan durasi tiap subproyek/tugas.
- Melebihkan atau meremehkan kemampuan anggota tim.
- Tidak memperhitungkan effort/waktu untuk koordinasi dengan tim atau departemen lain dalam proyek yang sama.
- Salah memahami requirement proyek atau standar hasil yang diharapkan.
- Permintaan tambahan headcount tidak disetujui, atau disetujui terlambat. Akibatnya anggota tim yang ada jadi overwork.
- Meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk merekrut anggota baru atau melakukan onboarding (termasuk transisi anggota dari tim lain).
Akibatnya, manajer baru sering berakhir mengambil porsi proyek terlalu besar sendiri dan bekerja dengan jam panjang. Ini sangat terkait dengan delegasi yang efektif - jika Anda tidak bisa mendelegasikan dengan baik, Anda menjadi bottleneck. Saya pernah di posisi itu :P Percayalah, itu bukan tempat yang nyaman. Mereka bahkan bisa frustrasi dan mempertanyakan komitmen atau dukungan dari tim maupun manajemen senior.
Jadi apa yang bisa Anda (manajer baru) lakukan?
- Untuk proyek kompleks, minta arahan dan feedback dari manajer Anda terkait rencana resourcing.
- Cek ke departemen lain yang perlu berkoordinasi dengan Anda untuk memahami jadwal dan resource mereka. Selaraskan program keseluruhan dan milestone kritis antar-departemen.
- Libatkan anggota tim sejak awal agar semua punya pemahaman status, target, dan pendekatan yang sama, serta ikut menentukan trade-off bersama. Tim biasanya akan lebih committed jika mereka ikut membentuk rencananya.
- Jika Anda perlu meminta tambahan headcount, pahami dulu kondisi finansial perusahaan pada kuartal/tahun tersebut dan bagaimana keputusan biasanya dibuat. Siapa pengambil keputusan utamanya? Informasi apa yang mereka butuhkan?
- Selalu ingat bahwa semuanya cenderung memakan waktu lebih lama (bahkan bisa dua kali lebih lama) dari perkiraan, jadi sisipkan buffer time. Ini sangat penting - dari pengalaman saya, apa pun estimasinya, tambahkan setidaknya 30-50% sebagai buffer.
- Latihan, latihan, dan latihan.
Itu dari saya. Perlu waktu untuk jago capacity planning - jangan terlalu keras pada diri sendiri kalau beberapa kali awal masih meleset :D
Apakah Anda pernah mengalami momen "aha" soal capacity planning? Atau cerita horor yang berkesan? Saya ingin mendengar.
Salam,
Chandler
